Comme de nombreux français, vous êtes également confrontés aux notes de frais. On a tendance à penser qu’une note de frais est compliquée, longue et très technique. Et pourtant, avec quelques astuces, réussir sa note de frais peut se faire en quelques minutes et de manière très simple.

Les conseils d’une bonne note de frais

Si cela peut sembler évident, il faut tout de même penser à conserver les différents reçus de paiement. Que ce soit des tickets de carte bancaire, des factures d’abonnement ou encore des reçus de paiement, ils sont indispensables lors de la réalisation de votre note de frais. Ensuite, il faut s’interroger sur comment faire une note de frais. Pour cela, rien de plus facile. Tout d’abord, vous devez définir avec votre employeur la fréquence de déclaration de vos frais professionnels. Si certaines entreprises sont adeptes de la déclaration immédiate, d’autres privilégient une note de frais regroupée, avec une déclaration mensuelle par exemple. Une fois que vous avez établi un délai de déclaration, vous devez détailler vos diverses dépenses. Pour cela, l’idéal est d’opter pour un format simple à compléter pour le salarié, et à déchiffrer pour l’employeur.

Une note de frais claire

Si la note de frais représente un casse-tête pour le salarié lors de sa réalisation, elle peut aussi l’être pour l’employeur lors de sa relecture. Aussi, un exemple note de frais efficace est la meilleure solution. Grâce à une trame définie et éventuellement validée par les différents salariés et l’employeur, vous n’aurez plus qu’à la compléter. Chaque colonne correspond à un élément obligatoire de votre déclaration: date de la dépense, raison de la dépense et montant déclaré. Ces éléments sont indispensables pour chaque note de frais. Certaines entreprises réclament plus d’informations, l’employeur le fait donc savoir à ses employés.

Une fois toutes les cases complétées, vous n’aurez plus qu’à transmettre votre feuille de frais. Par courrier, par note interne ou par mail, le fonctionnement varie d’une société à une autre. Ensuite, la dernière étape est à la charge de l’employeur, le remboursement des frais professionnels. Le moyen de remboursement est lui aussi propre à chaque entreprise. Pour certains cas, cela peut être un virement. Pour d’autres, le remboursement est effectué par chèque. Avec une bonne organisation, la gestion de votre note de frais sera un jeu d’enfants.